1. ترتيب المكان وتحديد الأولويات:

يمكن أن يساعد المكان النظيف والمرتب وقليل مصدر الإلهاء في تحقيق يوم عمل منتج. الاحتفاظ بكل ما تحتاجين له للعمل في مكان واحد وتنظيم الأدوات والتخلص من الأغراض التي لم تعد هناك حاجة إليها، الأمر الذي يساعد في التركيز بشكل أفضل، وكذلك في تحسين الإنتاجية. يجب تدوين المهام التي عليك إنجازها بصورة يوميّة، مع التخطيط لنشاطات اليوم العمليّة مسبقاً، الأمر الذي يساعد في التركيز على النقاط المهمّة وعدم الإغفال عنها.

1. تتبع المدة التي تقضينها في أداء مهامك:

ننصحك بالاستعانة ببعض الأدوات التي تسهم في تحديد المدة التي تقضيها في العمل على كلّ مشروع من مشاريعك. يمكنك على سبيل المثال الاستعانة ببرنامج Rescue Time لإدارة الوقت والمهام، والذي يمكنه أن يحدّد لك المدة التي تقضيها في إنجاز المهام اليومية بما في ذلك البريد الإلكتروني، وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من التطبيقات والبرامج المختلفة.

1. تقسيم المهام والابتعاد عن تعددها:

تُراجع قائمة المهام اليومية، مع جمع المهام المتشابهة، فيقسم اليوم إلى أجزاء، مع تعيين وقت زمني لكل مهمة. قد    يفكّر الكثيرون بأن تعدّد المهام هو مهارة أساسية تزيد من الكفاءة والإنتاجية، إلاّ أنّ هذه النظرة خاطئة، أثبت العديد من علماء النفس ومنهم الباحث Clifford Nass من جامعة ستانفورد أنّ محاولة إنجاز أكثر من مهمّة في الوقت ذاته يؤثر بشكل كبير على التركيز ويقلّل بالتالي من الإنتاجية النهائية.

1. أخذ استراحات منتظمة:

وجد الباحثون في جامعة ولاية “فلوريدا” أن الأشخاص الذين يعملون على فترات لا تزيد عن 90 دقيقة هم أكثر إنتاجيةً، مقارنة بأولئك الذين يعملون أكثر من 90 دقيقة، مع الإشارة إلى أنه يمكن أن يؤدي أخذ فترات قصيرة من الراحة وبانتظام، إلى تحسين مستوى التركيز والأداء.

1. القيام ببعض الأنشطة البدنية:

لأن الأنشطة البدنية مهمة جدا للجسم والصحة العقلية يمكن أن يؤدي أخذ فترات راحة من العمل لأداء التمارين (المشي وأداء تمارين الإطالة) إلى تقليل التوتر وتحسين الإنتاجية.

1. استغلّ أوقات الفراغ جيدًا:

في كلّ مرّة تجدين نفسك قد حصلت على بعض الوقت، حاول أن تستغلّيه فيما يفيد، فبدلاً من اللعب على جهازك المحمول، أو تفقد صفحاتك على وسائل التواصل الاجتماعي، يمكنك الرد على الرسائل الإلكترونية المهمّة أو القيام ببعض العصف الذهني لمهمّتك المقبلة.

1. لا تسمح للظروف الخارجية بالتحكم فيك:

إذا سمحتي للاتصالات الهاتفية والرسائل الإلكترونية بتحديد طريقة سير يومك، فنحن نضمن لك أنّك لن تنجز شيئًا خلال النهار. خصّص وقتًا للردّ على هذه الاتصالات والرسائل، ولكن لا تسمح لها بأن تتحكّم في يومك وكيفية قضائه، بل التزم بالخطة التي وضعتها لنفسك.

1. لا تبحث عن الكمال:

يقع الكثيرون من ريادي الأعمال في هذا الفخّ، فهم يرغبون في أن تكون جميع المهام المنجزة مثالية لا تشوبها شائبة، ويقضون بالتالي وقتًا طويلاً ومبالغًا فيه في إنجاز مهمّة واحدة، ممّا يقلّل إنتاجيتهم. لنكن واقعيين، فالكمال أمر مستحيل، لذا بدلاً من السعي لتحقيق المستحيل، ابذلي جهدك لإنجاز المهمّة التي بين يديك، ثمّ انتقل إلى المهمة التالية، ويمكنك العودة فيما بعد وتحسين عملك عندما تمتلكين الوقت لذلك، لكن لا تضيّعي وقتك في محاولة الوصول إلى الكمال.

1. إيقاف تشغيل التنبيهات:

تشير الدراسات إلى أن الأمر يستغرق 25 دقيقة في المتوسط لإعادة التركيز بعد المقاطعة. لذا، فإن وسائل التواصل الاجتماعي وإشعارات التطبيقات الأخرى تشتت الانتباه حقاً. وبالتالي يجب إيقاف تشغيل الإخطارات وتقليل الانقطاعات، والتوقف عن فحص رسائل البريد الإلكتروني بشكل متكرر. وينصح بمحاولة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني (والرد عليها) ثلاث مرات في اليوم.

1. استخدام أدوات تجعل عملك أسهل:

هناك العديد من الأدوات المتاحة التي يمكن أن تجعل العمل أسهل وأكثر كفاءة. في الآتي، لمحة عن بعضها:

• Google Drive: التخزين السحابي لجميع المستندات.
• Evernote: تنظيم الملاحظات في السحابة.
• Slack: أداة اتصال الفريق وتنظيم المعلومات.
• RescueTime: يساعد البرنامج في تتبع وقتك وأنشطتك.
• Trello: يساعد في إدارة المهام.